Phòng họp không giấy tờ VNPT Ecabinet là gì

“Phòng họp không giấy tờ” – VNPT eCabinet do VNPT nghiên cứu, thực hiện nhằm mục tiêu giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong phòng họp, đẩy nhanh hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian, tiếp kiệm chi phí, giúp Lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, nhanh chóng, chính xác

Hiện trạng

Hiện nay tại các cơ quan quản lý nhà nước đang sử dụng rất nhiều giấy tờ trong công tác điều hành quản lý từ văn bản, báo cáo, chỉ đạo và các tài liệu họp đều sử dụng bằng giấy.Việc sử dụng giấy tờ trong công tác quản lý có rất nhiều điểm hạn chế như:

Tốn chi phí VPP, in ấn
Tốn không gian lưu trữ tài liệu, thời gian tìm kiếm tài liệu
An toàn bảo mật thông tin và nhiều bất cập khác

Để khắc phục những mặt hạn chế trên, VNPT đã nghiên cứu và phát triển bộ giải pháp văn phòng không giấy tờ bao gồm sản phẩm như:

Quản lý văn bản điện tử có hỗ trợ ký số điện tử VNPT-eOffice
Quản lý điều hành công việc cho phép theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ
Quản lý phiên họp không giấy VNPT-eCabinet để phù hợp với nhu cầu và thực tế hiện nay

Đặc điểm nổi bật

Kết nối thông minh, điện tử hóa các cuộc họp: đa dạng thiết bị đầu cuối: Màn hình TV – Máy QR Code – Ipad / Tablet / Laptop – SMS / Email
Đáp ứng nhu cầu tương tác cao với tài liệu như: ghi chú trực tiếp trên tài liệu, lưu trữ các ghi chú và có thể sử dụng cho các cuộc họp sau.
Hệ thống cung cấp tính năng speech to text chuyển đổi từ giọng nói thành văn bản giúp lưu trữ các phát biểu của đại biểu, người chủ trì tham gia cuộc họp. Hỗ trợ cho bộ phận thư ký dễ dàng tổng hợp các ý kiến, nội dung.
Truy cập mọi lúc, mọi nơi giúp các đại biểu dễ dàng tham gia họp, tương tác đa chiều và chia sẽ dữ liệu trong và sau cuộc họp.
Sẵn sàng triển khai các công nghệ Mobile tiên tiến : App, Ký số Mobile PKI…
Sẵn sàng triển khai diện rộng và phân cấp đáp ứng mô hình Văn phòng TW Đảng. có thể được phân cấp quản lý từ TW cho đến vp Tỉnh ủy, huyển ủy để các đơn vị có thể tự chủ động cập nhật và quản trị hệ thống.
Sẵn sàng triển khai đáp ứng mô hình Online (internet) và Offline (Mạng Số liệu chuyên dùng) -> Đáp ứng nhu cầu và đặc thù của các cơ quan Đảng
Nâng cao hiệu quả quản lý điều hành
Hỗ trợ cuộc họp ko giấy tờ nhưng vẫn đáp ứng như cuộc họp có giấy tờ, ngoài ra có 1 số tiện ích tự động hóa hỗ trợ cho quá trình trước, trong và sau cuộc họp
Hệ thống phục vụ và đáp ứng cho tất cả các đối tượng người dùng: đơn vị tổ chức và đơn vị tham gia
Phần mềm họp không giấy tờ do VNPT xây dựng và phát triển với một giao diện website trực quan, đơn giản.

Lợi ích

Tiết kiệm chi phí:

Chi phí photo, in ấn… tiết kiệm khoảng 30% tổng chi phí
Chi phí bảo trì bảo dưỡng thiết bị photo, in ấn… giảm 50%
Chi phí gửi văn bản hỏa tốc, chuyển phát nhanh… tiết kiệm 40% tổng chi phí

Tiết kiệm thời gian

Tài liệu có thể cung cấp sẵn sàng trên hệ thống, Người chủ trì và các đại biểu có tài liệu tức thì. Giảm tối đa thời gian họp và nâng cao chất lượng cuộc họp.
Giảm 30% thời gian họp các phiên họp
Thời gian lấy ý kiến, biểu quyết được tính bằng giây

Nâng cao công tác quản lý:

Với 1 quy trình đầy đủ, khép kín hoàn toàn trên môi trường mạng, từ các khâu trước phiên họp, trong và sau phiên họp, giúp nâng cao công tác quản lý, giảm tối đa việc sử dụng văn bản giấy; sử dụng 100% văn bản và tài liệu điện tử trong các phiên họp

Đáp ứng triển khai trên quy mô rộng:

Liên thông từ cấp UBND Quận/ Huyện đến UBND cấp tỉnh
Quy trình quản lý nghiệp vụ đầy đủ, khép kín
Giảm tối đa sử dụng giấy, sử dụng 100% văn bản và tài liệu điện tử trong các phiên họp (trừ văn bản có độ mật)

Mô hình cung cấp linh hoạt:

Triển khai theo mô hình phân cấp từ TƯ cho đến các vp Tỉnh Ủy, Huyện Ủy.
Hệ thống sẵn sang cung cấp các hình thức cho Thuê dịch vụ hoặc bán trọn gói sản phẩm

Các phân hệ chức năng

Điều hành cuộc họp

Lịch công tác: Lịch đơn vị, lịch cá nhân, lịch gần nhất

Quản lý tài liệu:

Tài liệu chính cuộc họp
Tài liệu tham khảo
Tài liệu cá nhân
Chia sẻ tài liệu cá nhân

Nhóm tính năng tương tác cao:

Biểu quyết/ Lấy ý kiến
Trao đổi riêng tư/ nhóm
Ghi chú tài liệu
Họp trực truyến từ xa, chia sẻ dữ liệu

Phân hệ quản trị:

Quản lý phiên họp
Quản lý phòng họp/vị trí họp
Quản lý người dùng, phân quyền

Quy trình họp

Trước phiên họp

Các nội dung cuộc họp, thành phần, thời gian và địa điểm tổ chức, phân công đơn vị liên quan báo cáo trình bày tại cuộc họp và tài liệu số của cuộc họp được bộ phận phụ trách cuộc họp chuẩn bị, tổng hợp và thực hiện trình cho người chủ trì cuộc họp xem xét, phê duyệt.

Trong 1 số trường hợp có thực hiện lấy ý kiến trước của Đại biểu sẽ được tổng hợp để thảo luận trong cuộc họp và chuẩn bị dự thảo kết luận. Sau khi người chủ trì phê duyệt nội dung cuộc họp thì các công tác thực hiện gửi giấy mời đại biểu tham dự sẽ được gửi qua email hoặc nhắn tin SMS đến người chủ trì và các đại biểu tham dự cuộc họp, đồng thời tài liệu chuẩn bị cho cuộc họp thì tức thời chuyển đến các đại biểu tham gia họp để nghiên cứu và chuẩn bị trước nhằm nâng cao chất lượng thảo luận và rút ngắn thời gian cuộc họp.

Trong phiên họp

Với kho tài liệu số phong phú chuẩn bị trước phiên họp (tài liệu chính, tham khảo, cá nhân, kho tài liệu liên kết bên ngoài) kết hợp với các công cụ hết sức tiện lợi như ghi chú, đánh dấu trực tiếp trên tài liệu giúp việc tra cứu cự kỳ chính xác và thời gian thao tác tính bằng đơn vị giây. Bên cạnh đó VNPT Ecabinet trang bị các tiện ích điều hành cuộc họp rất mạnh mẽ như: sơ đồ phòng họp, đăng ký và quản lý phát biểu, biểu quyết kết hợp ký số mobile tăng cường tính pháp lý… Giúp cho người chủ trì dễ dàng điều hành cuộc họp hiệu quả và nhanh chóng. Ngoài ra giải pháp còn hỗ trợ giải pháp họp, trình chiếu và lấy ý kiến từ xa rất đơn giản và tiện lợi ngay trên các thiết bị di động đơn giản.

Sau phiên họp

Ecabinet VNPT là gì

Các ý kiến, kết quả biểu quyết, chỉ đạo kết luận trong cuộc họp được tổng hợp và thông tin đến các đơn vị, cá nhân liên quan trong thời gian ngắn nhất trên môi trường mạng. Việc xử lý, thu hồi hoặc tiêu hủy tài liệu số sau phiên họp được thực hiện hết sức đơn giản so với các tác vụ tương tự trên tài liệu giấy.